¿Sientes que tu lista de tareas nunca se acaba? ¿Te cuesta mantener el enfoque y cumplir con tus objetivos diarios?
No te preocupes, mejorar tu productividad es un tema de mucha voluntad pero también de conocer métodos que te funcionen a ti para lograrlo.
Soy de las personas que se diluyen entre las 1,500 cosas que tengo que hacer y las 1,500 cosas que me gustaría hacer. Soy una persona que siempre quiere estar en todo, que quiere tener una vida social, pero también quiere trabajar muchísimo y crecer profesionalmente, pero también quiere estar con su familia y también quiere tiempo para sí misma.
Quiero absolutamente todo ¿Te sientes igual?
Tranquila, te traigo la solución. Porque sé que existen más personas como yo y porque soñaba con poder volver realidad muchos sueños que tenía apuntados en mi libreta, es que me decidí a crear mi propio sistema para entender por qué hago las cosas pero también maneras de hacer las más eficientes y más sencillas.
Empecemos…
¿Qué aprenderás en este blog?:
¿Qué es productividad?
Según Stephen Covey autor del libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”,
La productividad es gestionar el tiempo y los recursos de manera efectiva para alcanzar metas personales y profesionales.
Para mí es buscar hacer lo que tienes que hacer de manera eficiente, sin perder el tiempo, sin distraerte. Es estar presente y conectada con lo que estás haciendo sin hacer multitasking.
Aqui te van mis 4 claves muy sencillas, que son base de mi sistema, que te van a ayudar muchísimo.
4 claves que te ayudarán a mejorar tu productividad
1. Establece metas claras
Cuando sabes exactamente qué quieres lograr, es más fácil mantener el enfoque y trabajar con propósito, En este punto quiero hablarte sobre la parte personal y emocional, enfocándonos más en tu interior, de autoconocimiento, que es la que te sirve realmente a ponerle un mapa y una brújula a esas metas.
Te quiero compartir mis 4 pasos que yo utilizo para establecer metas
Paso #1: Identifica cuáles son tus pasiones
Conecta tus metas con lo que realmente te apasiona.
¿Qué te emociona? ¿Qué te va a ser feliz día tras día?
Esta es una manera de descifrar que es lo que realmente cuales quieres que sean esas metas, muchas veces nos dejamos guiar por las básicas que todo mundo quiere, como tener el cuerpo de verano, tener un gran trabajo, subir tantas posiciones, etc.
Y no nos preguntamos si realmente eso es algo que nos apasiona y va con lo que queremos, con nuestros sueños.
Esto no solo te motivará, sino que también te ayudará a mantener el compromiso a largo plazo. Pregúntate: “¿Qué me hace sentir entusiasmada y realizada?” Recuerda, tu pasión es tu brújula.
Paso #2: Sé específica y clara
En lugar de establecer una meta vaga como “quiero mejorar mi productividad “
Define algo concreto como “quiero completar mis tareas diarias en 6 horas en lugar de 8”.
Cuanto más específica sea tu meta, mejor podrás planificar cómo alcanzarla.
¡La claridad es poder!
Paso #3: Haz que sea medible
Asegúrate de que tu meta sea cuantificable. Por ejemplo, si tu objetivo es leer más, establece una meta de “leer un libro al mes” en lugar de simplemente “leer más”.
Así podrás celebrar tus logros a medida que avanzas.
Paso #4: Establece deadlines
¿Cuándo quieres lograr esa meta?
Sin una fecha límite, las metas pueden quedar en el aire indefinidamente. Pon un plazo para cada una de tus metas para mantenerte enfocada y responsable.
¡Nada como la presión de un deadline para ponernos en acción!
Paso #5: Prioriza
Si tienes varias metas en mente, es importante que aprendas a priorizar para que puedas enfocarte en lo que más quieres y lo más importante.
No todas las metas tienen la misma importancia. Decide cuáles son tus principales prioridades y trabaja en ellas primero. Esto te ayudará a concentrar tus esfuerzos en lo que realmente importa.
Tu tiempo es oro, úsalo sabiamente.
2. Crea un plan de acción
Una vez que tengas tus metas claras, tenemos que hacer 2 cosas:
- Vas a bajar esas metas en tareas chiquitas, anota todo lo que tendrías que realizar para lograrlas
- Crear un calendario: para que sepas cuando tienes que hacerlas, te va a ayudar mucho para poder medir y ver el progreso que vas llevando de cada una..
Tener metas claras es genial, pero necesitas un plan de acción para alcanzarlas, de nada sirve tener bien claro lo que queremos, si no logramos bajarlo a la realidad. Aquí es donde desglosamos las grandes metas en pasos manejables, chiquitos y claros.
Te voy a compartir 5 pasos para crear tu plan de acción
Pasos para crear un plan de acción:
Paso #1: Haz una lista de los pasos que necesitas hacer
Descompón tu meta en pequeñas tareas. Por ejemplo, si tu objetivo es lanzar un blog, tus pasos podrían incluir:
Elegir una plataforma, diseñar el sitio, crear contenido y promoverlo.
Para que pueda ser muy claro y evitar las distracciones o la procrastinación, es muy importante que te asegures que todas las actividades que estás escribiendo, no sean actividades que te tomen más de 4 horas, 3 horas, que sean actividades chiquitas que te permitan saber exactamente que tienes que hacer y te permitan ver más allá.
Cada pequeño paso te acerca más a tu meta.
Paso #2: Prioriza tus tareas
Una vez que tienes esta lista interminable de tareas, ahora viene la parte de priorizar y vas a ponerle una letrita a lado a cada una de tus tareas para identificar:
- Cuales son las más importantes (IM)
- Cuales van primero (PR)
- Cuales dependen de otras (DO)
- Cuales pueden irse desarrollando a la par que vas haciendo otras (AP)
Esto te ayudará a mantener un enfoque claro y evitará que te sientas abrumada. ¡Una cosa a la vez!
Paso #3: Crea un calendario
Asigna fechas y horas específicas para cada tarea en tu lista. Usa una agenda o una aplicación de calendario para visualizar tu plan y asegurarte de que estás en el camino correcto.
Esto te ayudará a que seas consciente de cuanto te irá tomando cada actividad para llegar a tu meta y asegurarte de que sea viable
Paso #4: Define el tiempo que le puedes dedicar
Este es el truco, va a depender de tu meta, de tu estilo de vida, de otros compromisos que tengas para definir la cantidad de horas que le vas a dedicar a cada una de esas actividades.
Sé realista sobre cuánto tiempo puedes dedicar a cada tarea. Evita sobrecargarte; es mejor hacer progresos chiquitos pero constantes y sostenibles.
¡Pequeños pasos diarios hacen grandes cambios!
Paso #5: Haz un seguimiento de tu progreso
Es muy importante que semanalmente o mensualmente hagas un seguimiento de como vas en tus metas para asegurarte de que estás avanzando.
Y lo más importante en esto es, estamos hablando mucho de fechas, de comprometerte, de medir y poner horas pero es muy importante que recuerdes que todo plan de acción necesita ser flexible y adaptable, porque la vida pasa en general y te pueden pasar muchas cosas que a lo mejor tu no previste y se te pueden mover cosas, eso es algo normal.
Y la clave para no caer en estrés o caos es que desde el principio tu sepas que esto es algo que puede cambiar con las eventualidades de la vida y esta bien, si algo no funciona, ES NORMAL, no tengas miedo.
Reajusta y continua pero no pares.
3. Prioriza tus tareas
Antes a mi me pasaba que quería estar en todo y de repente quedaba muy diluida entre todo lo que tenía que hacer, pero sobre todo energéticamente, sentía que estaba en todo pero a la vez no estaba en nada.
Y entendí que querer estar en todo y querer ser el “ajonjolí de todos los moles” no me estaba llevando a nada, solo a agotarme física y emocionalmente.
Así que aprendí a priorizar como una master y aqui te voy a dar tips para que tu también puedas hacerlo:
Tips para priorizar tus tareas:
Matriz de Eisenhower
Esta herramienta te ayuda a categorizar tus tareas en cuatro cuadrantes: urgente e importante, no urgente pero importante, urgente pero no importante, y no urgente ni importante.
¿Cómo funciona?
Tareas importantes y urgentes: Son todas aquellas que suman a tus sueños pero has dejado pasar su fecha de vencimiento, también pueden ser bomberazos, que surgen sin que te lo esperes.
Tareas importantes y no urgentes: Son tareas que se relacionan con estos sueños o metas que tu tienes que sí son tareas importantes, sin embargo, no tienen una fecha exacta y todavía puedes acomodarlas.
Tareas no importantes pero urgentes: Son tareas que no suman de manera directa a tus sueños pero son urgentes por algún motivo, como hacer el super, llevar a alguien urgente al hospital, etc. Este cuadrante te da la oportunidad de aprender a delegar para tener más tiempo y energía para dedicárselas a otras cosas.
Tareas no importantes ni urgentes. Son todas aquellas que si no las haces no pasa nada, como por ejemplo: ver un capítulo de tu serie. Este cuadrante te ayuda mucho a decididor de manera más consciente y sencilla que sí y que no va.
Si deseas descargar este cuadrante en pdf para llenarlo directamente, haz clic aquí.
Regla de los 2 min
Yo todos los días traigo o una libreta para apuntar pendientes o la aplicación de notas de mi celular y voy a notando cada pendiente que me va surgiendo durante el día y no lo acciono de inmediato, solo lo apunto. Cuando llega el final del día, reviso que de todas esas tareas puedo hacer en menos de 2 minutos y lo hago en ese momento.
Ejemplo: mandar un mail con información, añadir una canción a mi playlist, si lo puedo hacer en dos minutos lo hago, si no, lo planeo o lo desecho. Te dejo opciones de herramientas que te ayudan a llevar un to list.
Aprende a decir NO
Todas esas tareas y compromisos que no están alineados con lo que ya definiste que es importante para ti, esto te permitirá concentrarte en lo que realmente importa. ¡Tu tiempo es tuyo, defiéndelo!
No sientas culpa, ni FOMO, recuerda que estas trabajando en ser consciente de tus prioridades y sueños, y nunca esta mal hacerte responsable de tus propios sueños y ponerte como prioridad.
Este es un hábito bien bonito, que con el tiempo te va ayudar a sentirte en el lugar correcto, en el momento correcto y que no necesitas estar haciendo nada más y que lo que estás haciendo está bien.
Utiliza una agenda
Mantén todas tus tareas organizadas en una agenda. Esto te ayudará a visualizar tus prioridades y a asegurarte de que estás enfocada en las tareas correctas. ¡Una mente ordenada comienza con una agenda ordenada!
Si a mi me preguntaran ¿Cuál es el beneficio de usar una agenda? diría que es una herramienta que te permite poder estar libre mentalmente para poder enfocarte en crear y pensar en lo que realmente te importa. Es tu lugar, en donde tienes todo documentado sobre lo que tienes que hacer día a día y solo te preocupes por ejecutar.
Por eso cada año, nosotras modificamos la metodología Planifesting de nuestras agendas, para que te puedan ayudar a lograr este objetivo.
4. Elimina distracciones
Las distracciones son el enemigo número uno para mejorar tu productividad, hoy en día vivimos en constante estímulo con las redes sociales, pero lo que tienes que saber es que el mundo digital no es el culpable de que nosotros nos distraigamos, nosotros somos los culpables de no poner un límite a ese mundo digital para permitirnos enfocarnos.
Identifica qué te distrae más a menudo y toma medidas para minimizar esas interrupciones.
Tips para eliminar distracciones:
- Identifica que te distrae: ¿Cuáles son esas distracciones que se te presentan en tu día a día? ¿Redes sociales, tu familia?
- Encuentra maneras de evitarlas: Utiliza aplicaciones para bloquear redes sociales, pon tu celular en “no molestar”, ponte audífonos con cancelación de ruido, etc.
- Establece horarios para revisar tu correo: Es impresionante la cantidad de tiempo que te consume, si sabes llevarlo de la manera correcta, es un gran medio de comunicación con tu equipo o con el mundo exterior, sin embargo, es importante que no caigas en el “Correitis” y estar todo el tiempo viendo si te llegó un nuevo mensaje, lo mismo que las redes sociales, Ponte un horario, en la mañana, o tarde o noche, dependiendo de la cantidad de mails que te lleguen, pero asegúrate que una vez que tu pongas esos horarios, respétalos.
- Cuida tu espacio de trabajo: Mantén tu espacio de trabajo limpio y organizado. Un entorno desordenado puede llevar a una mente desordenada. ¡Tu espacio refleja tu estado mental!
- Técnica Pomodoro: Trabaja durante 25 minutos y toma un descanso de 5 minutos. Este método ayuda a mantener el enfoque y reducir las distracciones. ¡Trabaja intensamente y descansa conscientemente!
- Establece límites: Informa a tus colegas o familiares de tus horas de trabajo para minimizar interrupciones innecesarias. ¡Comunicación clara para un trabajo sin interrupciones!
- Toma descansos: Este punto es super importante porque si no cuidas tu energía, por más que quieras no te vas a poder enfocar, estos descansos deberán ser para recargar tu energía.
Mejorar tu productividad no tiene que ser complicado, con estos cuatro pasos estarás en camino hacia un día más productivo y satisfactorio espero te ayuden bastante también a mejorar tu conexión contigo, conocerte más y a crear hábitos positivos que te ayuden a sentirte más en paz, más a tiempo, más en donde tienes que estar.
Recuerda, la clave es empezar poco a poco y ser constante. ¡Tú puedes lograrlo!
Y como es costumbre, te dejo aquí el episodio del podcast donde hablo sobre este tema, de forma más digerible, inspiradora, práctica y con chismecito, te veo ahí. (: